Verkürzung der Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege
So müssen Buchungsbelege künftig nicht mehr 10 Jahre lang aufbewahrt werden, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wird auf 8 Jahre reduziert. Das spart Lagerraum und senkt Archivierungskosten. Allerdings wurden andere Fristen, z. B. zur Festsetzungsverjährung im Steuerrecht nicht angepasst. Unternehmen sollten sich also steuerrechtlich beraten lassen, bevor sie Prozesse zur Aufbewahrung ändern.
Arbeitsverträge einfacher gestalten
Arbeitsverträge können künftig deutlich unkomplizierter abgeschlossen werden. Bisher waren Arbeitgeber verpflichtet, nach dem Nachweisgesetz (NachwG) die wesentlichen Vertragsbedingungen – wie Arbeitsort, Vergütung, Urlaubsdauer und Kündigungsfristen – in schriftlicher Form auszuhändigen. Diese Vorgabe entfällt zum 1. Januar 2025.
Unter bestimmten Bedingungen genügt dann eine einfache elektronische Übermittlung. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht mehr erforderlich, es sei denn, Mitarbeitende bestehen ausdrücklich darauf. In den meisten Fällen reicht ein unterschriebenes PDF per E-Mail aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Grundsätzlich entfällt künftig außerdem die Verpflichtung zu einem gesonderten Nachweis, wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsvertrag in Textform übermittelt wird. Bitte beachten Sie: die Vereinbarung einer Befristung des Arbeitsvertrags bedarf auch künftig der Schriftform. Bei Rückfragen hierzu beraten wir Sie gerne.
Modernisierung der Formalitäten: Textform statt Schriftform
Auch in anderen Bereichen des Gesellschafts- und Zivilrechts wird die bisher gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die Textform (z. B. E-Mail) ersetzt. Das betrifft etwa Gesellschafterbeschlüsse oder Kündigungen. Die Kündigung eines Beratungsvertrags beispielsweise kann nun per E-Mail erfolgen, was Geschäftsprozesse beschleunigt und Kosten für Briefversand und Archivierung spart.
